Apa itu Virtual Office
Saat ini hampir seluruh negara di dunia termasuk Indonesia sedang dilanda pandemi wabah Covid-19 yang mengakibatkan perekonomian perusahaan mengalami banyak penurunan. Terlebih lagi adanya himbauan yang mengharuskan masyarakat untuk melakukan semua aktivitas dari rumah, salah satunya bekerja dan menjalani bisnis dari rumah.
Dengan begitu jelas mengurangi produktivitas dan perekonomian perusahaan sedangkan di sisi lain segala biaya yang menyangkut operasional kantor dan karyawan harus terus berjalan, misalnya biaya listrik, sewa kantor, gaji karyawan dan lainnya. Oleh karena itu Virtual Office menjadi salah satu solusi bagi para pelaku bisnis.
Pengertian Virtual Office
Bagi Anda para pebisnis atau pekerja kantor tentu tak asing lagi dengan kata Virtual Office. Apa itu Virtual Office? Virtual Office atau diartikan sebagai Kantor Virtual adalah sebuah kantor non-fisik yang digunakan sebagai alamat resmi bisnis atau usaha dengan memperoleh fasilitas berbagai kantor dari provider.
Walaupun tidak mempunyai kantor fisik sendiri, para pengguna Virtual Office bisa mendapatkan banyak keuntungan khusus misalnya biaya operasional yang lebih murah dari kantor konvensional, namun tetap memperoleh fasilitas yang hampir sama dengan kantor konvensional.
Virtual Office mempunyai semua keuntungan dan fasilitas dari kantor seperti umumnya, yaitu telepon, fax, email dan beberapa kebutuhan lainnya. Bagi pelaku bisnis yang sedang menjalankan usaha, keberadaan kantor tentunya sangat penting agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan lancar.
Keuntungan Yang Didapat Dari Virtual Office
Bukan hanya menghemat biaya operasional kantor, sebagai pelaku bisnis Anda juga akan mendapatkan berbagai keuntungan virtual office seperti berikut:
1. Wilayah Perkantoran
Virtual Office bertempat di wilayah perkantoran komersial yang disahkan pemerintah sebagai alamat perusahaan.
2. Alamat Yang Strategis
Dengan alamat bisnis yang jelas, strategis dan pastinya bergengsi yang bisa Anda gunakan untuk domisili resmi perusahaan dan juga sekaligus memberikan impresi perusahaan yang bonafid.
3. Nomor Telepon khusus
Anda akan mendapatkan nomor khusus yang digunakan untuk perusahaan Anda sehingga ini membuat bisnis atau usaha Anda terlihat lebih dipercaya dan profesional.
4. Pengurusan Secara Legal
Walaupun hanya berupa kantor non fisik, namun Virtual Office memiliki kepengurusan yang resmi atau legal dari pemerintah. Dengan menggunakan dokumen – dokumen penting seperti Akta, SKDP, NPWP, SIUP, BNRI, TDP, serta dokumen lainnya yang diperlukan.
5. Bebas Ganti Domisili dan Alamat Kantor
Dengan Virtual Office Anda dapat bebas berganti domisili dan alamat kantor untuk menghindari rasa jenuh atau bila Anda ingin mencari suasana baru. Melalui virtual office, Anda tak akan mengalami hal tersebut.
Karena virtual office bekerja dengan sistem kontrak. Jadi bila waktu kontraknya selesai Anda Dapat pindah lagi pada virtual office lainnya yang mungkin lebih baik dalam segi fasilitas, pelayanan atau harga yang ditawarkan.
6. Bekerja di Tengah – Tengah Keluarga
Dengan bekerja melalui Virtual Office, Anda tetap bisa menggunakan waktu Anda untuk aktivitas perusahaan tanpa mengurangi waktu kebersamaan Anda bersama keluarga dan orang-orang sekitar Anda.
7. Mengurangi Stress
Bekerja menggunakan sistem Virtual Office memungkinkan Anda untuk tidak perlu lagi keluar rumah, melewati lalu lintas yang macet dan memarkir kendaraan Anda di lokasi kerja.
8. Menarik Klien
Dengan memiliki Virtual Office dapat meningkatkan strata usaha Anda satu tingkat, hal ini tentu akan menarik calon klien untuk bekerja sama dengan Anda.
9. Bisa Fleksibel Dalam Merekrut Karyawan
Perkembangan teknologi yang cukup pesat saat ini membuat komunikasi jadi lebih mudah bagi pengusaha atau pebisnis untuk merekrut karyawan dan tak harus yang berdomisili dekat dengan kantor. Anda tetap bisa berkomunikasi lewat jaringan internet dan video call. Dengan begitu karyawan Anda tak perlu datang ke kantor.
Virtual office dapat memfasilitasi hal tersebut dengan baik. Para karyawan tidak terikat dengan jadwal yang mengharuskannya datang ke kantor. Mereka dapat bebas dan fleksibel mengirim hasil kerja mereka dengan alamat virtual office lalu hasil kerjanya dapat diteruskan pada Anda.
10. Pendapatan Yang Tak Terbatas
Jika Anda serius menjalankan bisnis Anda dengan cara online, maka pendapatan Anda takkan terbatas. Hal tersebut karena dengan menjalani bisnis secara online memungkinkan Anda untuk dapat menyebarkan pemasaran sebanyak mungkin dan komisi yang dibayarkan sesuai dengan bisnis yang Anda jalani.
Banyak orang telah merasakan keuntungan yang luar biasa dari Virtual office ini. Karena mereka justru dapat menghasilkan pendapatan melebihi dari karyawan kantor yang harus bekerja setiap hari dengan jadwal yang ditentukan.
Fasilitas dari Virtual Office
Melalui Virtual Office anda juga akan mendapatkan fasilitas-fasilitas sebagai berikut:
1. Penerimaan paket dan surat oleh resepsionis sama seperti halnya kantor konvensional namun dengan sistem notifikasi.
2. Mendapatkan nomor telepon yang bisa digunakan klien Anda untuk menghubungi perusahaan Anda dan difasilitasi notifikasi oleh opsi menyambungkan telepon ke pemakai virtual office bila ada telepon masuk.
3. Bebas menggunakan Meeting Room di alamat pilihan atau alamat lain pada cabang yang menyediakan virtual office.
4. Internet Fax yang bisa langsung diteruskan ke email dari pemakai virtual office.
5. Mendapat harga spesial untuk penggunaan event space bila mengadakan kegiatan apapun dari perusahaan.
6. Terdapat coworking-space atau area kerja bersama yang biasanya sudah termasuk fasilitas pendukung seperti wifi, lounge, dan refreshment seperti teh dan kopi.
Cara Kerja Virtual Office
Dengan menggunakan Virtual Office, Anda bisa bekerja dan menjalankan bisnis Anda dari rumah, yang tentunya lebih hemat waktu, hemat biaya, namun tetap bisa mengontrol semua pekerjaan dengan lebih baik. Lalu bagaimana cara kerja virtual office? simak terus di bawah ini:
1. Resepsionis akan melayani secara profesional dan juga siap membantu Anda dari mulai menyapa atau menegur klien Anda, menerima dokumen dan paket yang masuk dan memberi notifikasinya pada Anda, dan Anda bisa bebas kapan saja mengambilnya.
2. Anda dapat menggunakan video conference untuk berkoordinasi dengan tim atau klien Anda dari rumah, dimana saja dan kapan saja, dengan begitu Anda bisa bekerja dengan aman.
3. Menggunakan layanan penjawab telepon atau operator sebagai penerima dan akan meneruskan setiap telepon yang masuk dari calon klien atau rekan bisnis Anda.
4. Akses ke kurang lebih 20 lokasi meeting room yang strategis dan mudah diakses jika Anda akan mengadakan pertemuan bisnis yang tidak jauh dari lokasi Anda.
Kekurangan dari Virtual Office
Dibalik banyaknya keuntungan dan manfaat dari Virtual office pastilah juga ada kekurangannya. Kekurangan virtual office antara lain :
1. Kurangnya sosialisasi antar karyawan dan juga dengan pemilik perusahaan
Seperti yang diulas diatas bahwa Virtual office bekerja secara online dan jarak jauh, hal ini membuat sangat sedikit atau bahkan mungkin tidak adanya interaksi tatap muka secara langsung antara atasan dengan bawahan dan juga antar sesama karyawan. Karena interaksi dan komunikasi hanya dilakukan lewat telepon, chat dan video call.
Kurangnya interaksi sosial dan komunikasi tersebut biasanya menimbulkan kesalahpahaman atau miss communication, dimana hal ini dapat mempengaruhi kinerja perusahaan.
2. Karyawan Kesepian
Sistem kerja virtual office yang tidak memungkinkan adanya tatap muka langsung dengan teman sekerja ataupun pimpinan, mungkin saja membuat sebagian karyawan akan merasakan kesepian. Hal tersebut dapat menurunkan semangat dan motivasi mereka yang dapat mengakibatkan menurunnya kinerja karyawan.
3. Karyawan Tidak Fokus
Dengan bekerja sistem jarak jauh dan online juga tidak adanya interaksi langsung dengan pemilik perusahaan, karyawan kemungkinan kurang atau tidak fokus dalam mengerjakan tugasnya. Dan ingin menegur secara langsung juga tidak bisa, karena virtual office hanya disewa alamatnya saja bukan tempat sebenarnya.
4. Terkadang Karyawan Mengabaikan Waktu Kerja
Karena bekerja jarak jauh dan tidak diawasi langsung oleh pimpinan, terkadang karyawan tidak mengutamakan atau mengabaikan waktu kerja mereka dan mengerjakan tugasnya sesuai keinginan atau semaunya, bisa siang hari atau malam hari yang penting selesai tepat waktu.
Padahal seharusnya bagi yang bekerja di perusahaan walaupun dengan virtual office yang menggunakan sistem jarak jauh hendaklah tetap mengutamakan dan memprioritas waktunya untuk mengerjakan tugas dari perusahaan.
5. Masalah Teknis Yang Menghambat Pekerjaan
Terkadang masalah teknis yang terjadi dapat menghambat pekerjaan, misalnya mati lampu atau jaringan internet terganggu, lemot atau tidak adanya jaringan adalah masalah yang biasa dihadapi perusahaan yang menjalani bisnis dengan sistem virtual office.
Berbeda dengan yang menjalani bisnis di perkantoran konvensional, masalah seperti ini tentu tidak akan berpengaruh dengan kinerja perusahaan karena adanya listrik darurat atau modem dari kantor sebelah.
Matinya aliran listrik atau jaringan internet tentu menghambat komunikasi antar karyawan dan pemimpin perusahaan terputus sementara. Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak bisa selesai tepat waktu dan dapat menghambat kinerja perusahaan.